Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Software nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an B2B-Kunden.

Verantwortlicher für die Datenerfassung

2. Datenerfassung auf unserer Website

Hosting und Content Delivery Network (CDN)

Wir hosten unsere Website und Applikation bei einem professionellen Cloud-Infrastruktur-Anbieter. Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst dieser standardmäßig Server-Logfiles (inkl. IP-Adresse, Browser-Typ, Datum und Uhrzeit). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und hochverfügbaren Bereitstellung unserer Dienste). Die physische Speicherung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Sofern ein eingesetzter Anbieter seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat, ist die Datenübermittlung je nach Anbieter durch das EU-U.S. Data Privacy Framework und/oder durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert. Eine Kopie der geeigneten Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

Sitzungsmanagement (Speichertechnologien)

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein. Beim Aufruf unserer Website werden keine Cookies gesetzt und keine Daten in Ihrem Browser gespeichert.

Für die Anmeldung an Ihrem Kundenkonto setzen wir ein technisch notwendiges Cookie mit einer Laufzeit von dreißig Tagen. Es ist kryptografisch signiert und für Skripte in Ihrem Browser nicht auslesbar. Es dient ausschließlich dazu, Ihre Anmeldung aufrechtzuerhalten, und enthält keine Werbe- oder Analysekennungen. Rechtsgrundlage für die Speicherung auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können alle bestehenden Anmeldungen jederzeit in Ihrem Kundenkonto für ungültig erklären.

Beim Verbinden Ihres Google-Unternehmensprofils setzen wir ein technisch notwendiges Cookie (oauth_state) mit einer Laufzeit von zehn Minuten. Es dient ausschließlich dazu, den Anmeldevorgang gegen Fremdeinschleusung abzusichern, und enthält keine personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anmeldung ohne Passwort. Sie melden sich über einen Anmeldelink an, den wir Ihnen per E-Mail zusenden. Ein Passwort erheben und speichern wir nicht. Der versendete Link wird bei uns nicht im Klartext abgelegt, sondern ausschließlich als kryptografischer Streuwert, aus dem sich der ursprüngliche Wert nicht zurückrechnen lässt. Gespeichert werden zusätzlich der Zeitpunkt der Erstellung, der Zeitpunkt der Einlösung und die Zahl der Versuche. Der Link verfällt fünfzehn Minuten nach dem Versand und ist nur ein einziges Mal einlösbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Begrenzung der Versuche stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Datenerfassung durch unsere Software (NXTSEO)

Wenn Sie einen Account auf unserer Plattform erstellen und einen Vertrag mit uns schließen, verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Für die Verarbeitung der Endkunden-Daten (Ihre Google-Rezensionen) schließen wir mit Ihnen zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab. Eine detaillierte Liste aller eingesetzten technischen Unterauftragsverarbeiter finden Sie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den wir Ihnen vor Vertragsschluss zur Verfügung stellen.

Speicherdauer: Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie es für die Sicherheit und Stabilität des Betriebs erforderlich ist, und anschließend automatisch gelöscht. Account- und Zahlungsdaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus für die Dauer der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Datenbank, Authentifizierung & Hintergrundprozesse

Für die sichere Speicherung von Nutzeraccounts, Einstellungen, verschlüsselten Zugangs-Tokens sowie für die technische Ablaufsteuerung im Hintergrund (Trigger) nutzen wir spezialisierte Cloud-Infrastruktur-Anbieter. Sofern ein eingesetzter Anbieter seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat, ist die Datenübermittlung je nach Anbieter durch das EU-U.S. Data Privacy Framework und/oder durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert. Eine Kopie der geeigneten Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

E-Mail-Versand

Zum systemischen Versand von Transaktions-E-Mails und KI-Entwürfen setzen wir einen professionellen E-Mail-Dienstleister ein. Für den Versand ist eine erzwungene Transportverschlüsselung (Enforced TLS) standardmäßig aktiviert. An Empfangsserver, die keine Verschlüsselung unterstützen, wird die Zustellung zum Schutz Ihrer Daten serverseitig verweigert. Die zum Versand übergebenen Inhalte verbleiben beim E-Mail-Dienstleister für die Dauer unseres Vertragsverhältnisses mit diesem und werden spätestens 90 Tage nach dessen Beendigung gelöscht.

Zahlungsabwicklung (Stripe)

Die Abwicklung von Zahlungen erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. Wenn Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden, geben wir Ihre für die Zahlungsabwicklung zwingend notwendigen Daten (Name, E-Mail, Abrechnungsdaten) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO an Stripe weiter.

4. Datenverarbeitung durch Künstliche Intelligenz (Google API)

Das Kernfeature unserer Software ist die KI-gestützte Bearbeitung von Google-Rezensionen. Hierbei setzen wir modernste Enterprise-KI-Modelle sowie die Google Business Profile API ein.

• Google OAuth-Verbindung: Sie erteilen unserem System über das offizielle Google OAuth-Verfahren die Berechtigung, in Ihrem Namen Rezensionen auszulesen und Antworten zu veröffentlichen. Diese Berechtigung können Sie jederzeit in den Sicherheitseinstellungen Ihres Google-Accounts widerrufen. Im Rahmen dieser Verbindung speichern wir die E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos sowie die von Google vergebene Kontokennung. Die Kennung dient ausschließlich dazu, Sicherheitsmeldungen von Google — etwa den Widerruf des Zugriffs oder eine Sperrung Ihres Kontos — Ihrem Vertrag zuzuordnen und die Verbindung daraufhin automatisch zu beenden. Widerrufen Sie den Zugriff, löschen wir beide Angaben gemeinsam mit den Zugangs-Tokens.
• Datensparsamkeit: Unsere Architektur ist auf maximale Datenminimierung ausgelegt. Rezensionstexte, Profilbilder von Bewertenden und generierte Antwortentwürfe werden in unserer Datenbank nicht dauerhaft gespeichert. Unser System fungiert lediglich als sichere Durchleitungsinstanz (Generierung & Zustellung via E-Mail). Für den Betrieb speichern wir ausschließlich Ihre technischen Zugangs-Tokens, Kontaktdaten und Abrechnungsinformationen. Auch eine Zwischenspeicherung zur automatisierten Missbrauchserkennung findet nicht statt: Der Anbieter der KI-Infrastruktur hat uns hierfür eine ausdrückliche, auf unser Projekt bezogene Ausnahme von der Protokollierung übermittelter Inhalte erteilt. Den Nachweis halten wir vor und legen ihn auf Anfrage vor.
• Enterprise-KI & Kein Modell-Training: Wir nutzen Enterprise-APIs. Ihre in die KI eingespeisten Daten und Bewertungen werden strikt vom öffentlichen Training ausgeschlossen. Es findet kein Training der KI-Grundlagenmodelle mit Ihren Unternehmens- oder Kundendaten statt.
• Sicherheitszertifizierungen: Auf Anfrage nennen wir Ihnen die Zertifizierungen und Prüfberichte, die unsere Infrastruktur-Dienstleister vorhalten, und stellen Nachweise zur Verfügung, soweit die Lizenzbedingungen des jeweiligen Anbieters die Weitergabe zulassen.

Besonderheit "Rückstands-Aufholung" (Modul A): Beauftragen Sie uns mit der Aufarbeitung bisheriger Bewertungen, erfolgt eine einmalige, automatisierte Verarbeitung (Abruf, KI-Generierung und Zustellung der Entwürfe) Ihrer historischen Bewertungen über die bereitgestellte Google-Schnittstelle. Auch hierbei gilt der oben beschriebene Grundsatz der Datensparsamkeit.

5. Warteliste

Wenn Sie sich für unsere Warteliste eintragen, erheben wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Branche. Wir nutzen das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren, um Ihre Anmeldung zu bestätigen, und protokollieren den Bestätigungszeitpunkt. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese jederzeit widerrufen. Ihre Daten aus der Warteliste werden 12 Monate nach Inaktivität oder bei Widerruf gelöscht.

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Zudem haben Sie das Recht auf Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung dieser Daten. Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (z. B. Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht) zu. Sie haben zudem das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, haben Sie das Recht, diese jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Löschung Ihres Kontos. Sie können Ihr Kundenkonto jederzeit selbst löschen. Zur Absicherung gegen unbefugte Löschung senden wir Ihnen dabei einen Bestätigungscode an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse; auch dieser wird bei uns ausschließlich als Streuwert gespeichert und verfällt nach kurzer Zeit. Mit der Bestätigung werden Ihre Zugangsdaten zum Google-Unternehmensprofil widerrufen und gelöscht, laufende Abonnements gekündigt und Ihre Daten entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB für die gesetzlichen Fristen auf.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns unter support@nxtseo.de wenden.